私が通う大学では毎年文化祭が近づくと小学校や中学校に運動会などで使われるよう

私が通う大学では毎年文化祭が近づくと小学校や中学校に運動会などで使われるようなテントを借りに行きます。そのとき2トントラック TRUCKを利用し1校から5針ずつ積んで借りて来ます。
しかしここからが本題で、今回私たちは自動車免許の法の改正に伴い、普通免許取得者のほとんどが2トントラック TRUCKは運転できません。そのため使えるトラック TRUCKは1トンになってしまいます。
質問なのですが、1トントラック TRUCKに積めるテントは最高何針なのでしょうか？また、警察に旗の申請などはどのようにしたら良いのでしょうか？1針の重さや長さが想定できず、このようなケースは私たちも経験したことがないので非常に困ってます。

借りる台数や学校数と時間が限られてくるため解答以上の助言があれば幸いです。よろしくお願い致します。

テントの数えかたは、「1張」です。
集会用テントの重量は、1張あたり80~100kg程度です。こういうのは、メーカーや販売店などのカタログをみれば、寸法や重量などがある程度わかります。
一例
http://www.tentshop.jp/orgTent/orgTent.html
1トン車なら、10~12張積めることになりますが、容積的に厳しいかも？あまり重ねすぎると、テントの柱が曲がる恐れがありますし、積み重ねすぎは避けるべきです。
1校から5張ずつというなら、1校分ごとに１往復して運ぶのがどうかと思います。
旗の申請？
積み荷の制限外積載の許可申請は、出発地を所轄する警察署におこないます。
まずは、最寄の警察署もしくは交番に行き、申請書作成の手順を確認したほうがよいでしょう。

既に適切な回答が付いていますが、テントを貸す業者から借りるのであれば、彼らに「トラック1台に何張り積めるか」を見積もって貰うのが適切でしょう。